• Francisca Molina Herrador

Como implementar una Gestión del Cambio, Eficiente y Eficaz.



Cuando acudo a una empresa, muchas de las personas que forman parte de la empresa se preguntan ¿Por que el/la Gerente escucha tanto a esta asesora externa? La respuesta es facil, tú que no quieres moverte de tu zona de confort, no quieres que venga nadie de fuera a moverte la silla y la otra visión, es que los/as Gerntes que saben que trabajo con diferentes empresas de varios sectores, saben que puedo ofrecer una vision mucho ms objetiva de lo que ocurre en sus empresas por la sencilla razón que me da la experiencia y por que yo no estoy viciada con el dia a dia y puedo ver cuestiones que desde dentro no se ve. Pero lo que me ha quedado claro durante todos estos años, es que trabajar con numeros, procesos, claculos, implementaciones, mentorias y planificaciones de coroto, mediano y largo plazo no es dificil, lo dificil es trabajar con personas, por que nadie quiere salir de su silloncito y mucho menos que nadie venga de fuera a decir que es lo mejor apara ellos/a y para la empresa, por que eso necesita CAMBIAR.


Una correcta gestión del cambio es fundamental en los procesos de transformación de cualquier empresa y se pueden aplicar tanto a tu equipo como a toda una organización. En cualquier caso, se necesitan ciertas competencias y habilidades blandas para liderar una adaptación efectiva.


¿Qué es la gestión del cambio?


La gestión del cambio organizacional está compuesta por herramientas, técnicas y procesos que se usan para gestionar la dimensión personal en la búsqueda de los resultados deseados. En estos últimos tiempos, la necesidad de adaptarse a los cambios se ha vuelto más relevante, especialmente en los negocios. También vista como competencia y proceso, la transformación organizacional se enfoca en que las personas la integran en su rutina diaria.

Cuando hacemos referencia a la gestión del cambio, hablamos sobre una transformación que surge del talento humano. Diseñar procesos nuevos, implementar otra clase de organización y aprovechar la tecnología al máximo requiere que las personas estén a bordo con lo que se pretende hacer. Esto también se debe a que el éxito financiero depende en gran medida de hasta qué punto cada individuo es capaz de abrazar la adaptación.


La gestión del cambio e innovación como proceso


Desde la perspectiva de un proceso, representa una serie de pasos que debe hacer el integrante de un equipo con respecto a una iniciativa o proyecto en particular. Esto involucra una estrategia y un plan que pretende dirigir a las personas a través del cambio. De acuerdo al modelo de gestión del cambio de Kotter y otras metodologías, esto requiere 3 fases:

• Preparación ante el cambio. Aquí hace falta una evaluación disponible que ayude a formular la estrategia.

• Gestión del cambio. Es donde los planes de adaptación son integrados dentro del plan

proyecto.

• Refuerzo del cambio. Varios mecanismos y auditorías que sirven de apoyo para cimentar la transformación.


Valor del cambio en un entorno VUCA


Más allá de Covid-19, está claro que el mundo de los negocios sigue cambiando de forma dramática y a un paso que muchos no pueden sostener. La economía digital, internet, los smartphones y las redes sociales forman parte de nuestra vida, cuyos efectos la hacen impredecible. Como las organizaciones o empresas deben adaptarse a los cambios rápidamente, necesitan entender cómo funcionan los entornos VUCA.


Aunque tenemos un post donde puedes profundizar este tema, vale la pena recordar qué significa este acrónimo en inglés:

• Volatile (Volatilidad). Hace referencia a que la naturaleza del cambio es impredecible y

veloz.

• Uncertain (Incertidumbre). El presente suele ser poco claro y el futuro incierto.

• Complex (Complejidad). Existen muchos factores interrelaciones que debes considerar y que tienen el potencial de causar confusión o caos.

• Ambiguous (Ambigüedad). Usualmente, las situaciones carecen de claridad o no somos conscientes de ellas.



El modelo VUCA representa una serie de desafíos que deben encarar empresas, equipos, managers y empleados. De manera individual, estos retos de por sí son complicados, pero combinados son aún más peligrosos. Ya que estas fuerzas pueden afectar cualquier organización, necesitas competencias, conductas y enfoques nuevos para contrarrestarlas. De ahí la importancia de la gestión del cambio.


¿Cómo gestionar en un mundo VUCA?


Puede que no puedas escapar a los escenarios VUCA, pero no significa que no puedas usar estas circunstancias a tu favor o usar la gestión de equipos para mitigar sus efectos. El secreto para lidiar con estas situaciones consiste en desglosar cada una de sus partes para ubicarlas y tratarlas una por una. De acuerdo al modelo VUCA, te sugerimos:


Contrarrestar la volatilidad con visión de futuro


Mediante este enfoque, vas a necesitar:

• Aceptar y asimilar el cambio como una fuerza constante y un factor impredecible de tu

entorno al cual no debes resistirte.

• Elaborar un argumento contundente sobre los objetivos del equipo y los valores empresariales para desarrollar una visión clara y compartida sobre el futuro. En este proceso debes asegurarte de establecer metas flexibles para ajustarlas cuando haga falta y gestionar mejor cualquier situación inesperada.


Competencias que favorecen la gestión del cambio


Todo liderazgo que pretenda implantar con éxito la gestión de cambio en su organización, necesita:


• Pensamiento positivo. Tener una actitud positiva es fundamental para adaptarse a los cambios. En el corazón de esta habilidad, reside la capacidad de ver con optimismo una situación desfavorable y sacarle el mayor provecho posible. Como la gestión del cambio puede ser un proceso disruptor, el pensamiento positivo ayuda a suavizar cualquier transición.


• Liderazgo empático. Dentro del management y gestión del liderazgo, la empatía tiene un papel crítico para la gestión de equipos. Esta clase de manager cuenta con varias competencias clave que son necesarias para transmitir el mensaje que implica una transformación. Usando su inteligencia emocional, puede inspirar al personal para asumir nuevos retos.


• Comunicación asertiva. La transmisión clara de las ideas, objetivos y proyectos para su entendimiento pasa por la comunicación asertiva. Esta capacidad le permite a líderes y colaboradores expresarse de manera equilibrada y respetando a los demás. Para formar la base de la comunicación no violenta, debes comunicarte sin juzgar y percibiendo el lenguaje verbal/no verbal.



• Escucha activa. Si quieres lograr una gestión del cambio e innovación efectiva, necesitas escuchar atentamente a los involucrados en el proceso. Ya que la buena comunicación es bidireccional, debes saber cómo solicitar la opinión del staff para concretar el plan de adaptación. Mientras más involucres y tomes en cuenta al personal, mayores son las oportunidades de éxito.


• Proactividad. Más apreciada que nunca, esta competencia integra la filosofía detrás de la gestión de cambio en las organizaciones. En un mundo dominado por la economía del conocimiento, la tecnología y los escenarios cambiantes, hay que saber cómo anticiparse. En función de la productividad y la competitividad, el liderazgo debe saber cómo promover esta mentalidad.


• Resolución de conflictos. Toda empresa que valore la adaptación cuenta con líderes que pueden actuar como mediadores efectivos. Ya que los cambios pueden suceder por

situaciones impredecibles o entornos VUCA, esto puede ser fuente de muchos conflictos

organizacionales. Esto hace necesario tener protocolos de resolución que eviten es escalamiento perjudicial.


• Feedback negativo. Tener que criticar la labor de los colaboradores no es algo sencillo, pero es necesario para avanzar. Muchas veces, los procesos de transformación organizacional exigen una mejora del desempeño individual y grupal. La retroalimentación constructiva, bien hecha, es una forma de ayudar al personal para que entienda las repercusiones de su performance.


Comunicación no violenta (CNV). La CNV es una destreza muy apreciada dentro de la

gestión del cambio porque mejora el entendimiento entre empleados, líderes y empresarios. Utiliza la asertividad, autoconciencia, empatía e inteligencia emocional como sus pilares. Su propósito es crear un canal de comunicación más objetivo y libre de actitudes reaccionarias.


• Resiliencia. Todo lo anterior representa la base de esta habilidad fundamental que a su vez permite realzar la importancia de la gestión del cambio. Ninguna organización sin la capacidad de sobreponerse a las adversidades o dotada con gran flexibilidad para lidiar con entornos VUCA, puede ser competitiva.


Checklist para gestionar el cambio en tu equipo


Conocida como las 7 Rs (por sus siglas en inglés), esta lista de verificación incluye una serie de puntos importantes que debes tomar en cuenta antes de iniciar un proceso de transformación o adaptación.


Estas 7 preguntas tienen como finalidad reducir la resistencia al cambio antes de cualquier implementación y son las siguientes:


¿Quién IMPULSÓ la solicitud de cambio?

Ya que existen muchos actores que pueden impulsar un cambio, resulta básico contestar esta interrogante. La mejor forma de afrontar la autorización correspondiente para ejecutar los cambios es a través de un sistema que registre cada modificación Así dispones de una base de datos de apoyo durante algún proceso de auditoría.


¿Cuál es la RAZÓN detrás del cambio?

La respuesta a esta pregunta es lo que te va a permitir poner en marcha una gestión del cambio e innovación reduciendo los riesgos y sabiendo cuál es el objetivo final para comenzar este proceso. Sin importar la clase de modificación que se pretende en la empresa, los cambios más significativos deben pasar por criterios de análisis consensuados, lo cual favorece la priorización.


¿Qué RETORNO se requiere del cambio?

Antes de recurrir a una transformación organizacional, resulta crítico comprender cuál va a ser el retorno o beneficio de lo que se hará para definir su prioridad. Hay que distinguir 2 aportaciones clave dentro de la gestión del cambio: el aporte tecnológico y el financiero para saber con mayor certeza cuál es la relación precio-valor de las acciones sugeridas.



¿RIESGOS asociados con los cambios solicitados?

Toda gestión de cambio en las organizaciones involucra ciertos riesgos. En el transcurso de la aceptación o el rechazo de las adaptaciones, también debes considerar no hacerlo. Por lógica, nadie puede estimar la cantidad de riesgo que conlleva este paso, pero sí se puede llegar a un nivel aproximado de previsión antes de implementar cambios.


¿Quién es RESPONSABLE de la creación, prueba e implementación del cambio?

Antes de poner en práctica una gestión de cambio organizacional, los encargados de la misma deben ser quienes sepan cómo responder esta interrogante. Cualquier responsabilidad inherente al proceso debe ser viable, ejecutable y trazable a lo largo de todos los niveles jerárquicos en los que se pretende llevar a cabo la transformación.


¿Qué RECURSOS son requeridos para conseguir el cambio?

Dentro la gestión de cambio y liderazgo tampoco puede faltar la asignación de recursos, como infraestructura y talento humano, para la implementación de este desarrollo empresarial. En el momento que decides abordar una transformación organizacional, no solo debes aceptarla, sino también analizar cuál será su impacto sobre otros proyectos, que debería ser positivo y no negativo.


¿RELACIONES entre los cambios sugeridos y otras variaciones?

En esta economía de conocimiento, todo se ha vuelto más complejo. Conseguir una respuesta a esta pregunta es más difícil por la cantidad de eventos que ocurren de manera simultánea. Si quieres definir la relación entre cambios, necesitas integrar los límites funcionales, ya que no hacerlo puede causar un retraso en el plazo establecido para la adaptación.


Fuente: Esther Fortmann - Economiatic.




Francisca Molina Herrador

Experta en Sostenibilidad y politicas de RSE

Experta en Mercadotecnia

CEO Selezziona Consultoria



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