Pasos para realizar una buena Planificación Estratégica
Estamos en Agosto y ya mismo tenemos aqui Septiembre, mes de revisión de nuestroPlan Estratégico.
Para saber si teneís un buen Plan Estratégico, definido, adaptado y adecuado a vuestraempresa, hacemos esta entrada para que tengaís una mayor información.
Una empresa sin planificación es como un barco sin rumbo. Sin objetivos e intenciones claramente definidos, siempre estará a merced de las turbulencias que inevitablemente traerá el futuro. Sus colaboradores y aliados tampoco sabrán para qué lado “remar” a fin de contribuir a su éxito, ya que no saben qué rumbo está tomando la empresa.
La planificación estratégica surgió por la necesidad de las empresas de adaptarse a los cambios cada vez más constantes y a las crisis que traían necesidades de adaptación rápida. En 1965, Igor Ansoff, publica el libro Estrategia Corporativa, donde presenta los fundamentos para la formulación de objetivos y estrategias basados en las oportunidades del entorno en el que se encuentra la empresa.
Con la llegada de la década de 1970, la planificación estratégica se populariza como respuesta a las crisis que surgieron con ella. Guerra entre pueblos árabes e israelíes, con la consiguiente subida del precio del petróleo, escasez de materias primas, recesióny aumento del desempleo.
La planificación a largo plazo, metodología creada en la década de 1950, ya no era capazde satisfacer las necesidades. Ya no había una demanda que creciera de forma controlada y el simple uso de datos del pasado proyectados para los años siguientes no traía la previsibilidad y adaptabilidad que se hacía necesaria.
La importancia de la Planificación estratégica.
Para que su empresa evolucione y crezca, es fundamental que todos sepan hacia dóndeva y cómo pueden contribuir a alcanzar este objetivo. En este sentido, la planificación estratégica juega un papel de suma importancia a medida que involucra a las personas y deja en claro los anhelos de la alta dirección. Es la estrategia de la empresa que se discute, se evalúa y se comunica a todos en la organización y les hace conocer mejor la empresa para la que trabajan. La planificación estratégica alinea los esfuerzos de los colaboradores para avanzar en el negocio. Tiene un carácter práctico, por lo que debe usarse a diario, guiando los procesos de gestión de la empresa.
La planificación y la estrategia.
La palabra estrategia tiene su origen en la teoría militar y significa guiar el combate paraganar la guerra. En las organizaciones equivale a la creación de acciones y principios que lleven a la empresa a salir del estado actual y llegar a la posición deseada en el corto, mediano y largo plazo. Para lograrlo, se aplican las estrategias que ajustarán continuamente a la empresa a las condiciones ambientales en constante cambio.
La planificación estratégica conlleva las acciones que deben llevarse a cabo paraalcanzar los objetivos enumerados. También contendrá los resultados esperados de las decisiones y acciones tomadas hoy.
Empezamos por:
1. Analisis de la situación actual.
En el proceso de planificación estratégica es interesante comenzar con el análisis de la situación actual de la organización. Evaluar el entorno interno y externo, la situación financiera, la satisfacción de los clientes y colaboradores, el rendimiento de los procesos, entre otros. También es fundamental que se haga la ejecución de forma adecuada con control constante de los resultados. Veamos a continuación cómo hacer todo esto.
La misión, visión y valores de la organización
La definición o reevaluación de estos temas debe hacerse al principio de la planificación.Servirán de guía para las demás etapas. Esto hace que el plan sea coherente con los principios y objetivos de la organización.
Misión, analisis de la situación actual
Podemos definir la misión como la razón de la empresa existir, el propósito que hace que socios y colaboradores se esfuercen todos los días para realizar. Antes de empezar a escribir realmente la frase o declaración de la misión, preste atención a los elementos que contendrá. Tenga en cuenta las premisas que guían las acciones de la empresa. Piense en las cosas que le diferencian de otras empresas. Incluso puede contener el producto o servicio y la forma de suministrarlo. Examinando el contenido de la misión es interesante que se pueda responder a tres preguntas básicas:
Que hacemos.
Para quien lo hacemos.
Como lo hacemos.
Es importante destacar que la misión define su negocio y compone la identidad de la empresa. Por lo tanto, debe ser algo estable, sin cambios constantes, después de todo, la empresa no cambia su esencia de un día para otro. Como hemos dicho, la misión tiene la función de recordar a los involucrados lo que realmente hace la empresa. En este sentido, delimita el alcance, dejando clara la actividad principal de la organización. Esto ayuda a recordar que no es posible ser bueno en todo y la misión destaca lo que la empresa hace mejor.
La Visión. Analisis de la situación actual.
La visión de la empresa debe representar lo que quiere ser o cómo quiere estar la empresa en el futuro. Dirigirá la creación de objetivos para los próximos años y, consecuentemente, indicadores y metas. La visión debe abarcar el anhelo de la empresa. Por ejemplo, “ser el mayor de su sector”, “el mejor proveedor de soluciones
en su mercado”, etc. Es decir, piense en cómo debería ser su empresa de 2 a 5 años y cree una frase o declaración que lo represente e inspire a los participantes de la organización.
Valores. analisis de la situación actual.
Se pueden definir como los cimientos de la cultura empresarial y los principios básicos que la empresa respeta, sigue y de los que no renuncia. Resumen las actitudes y comportamientos que se esperan de las personas que forman parte de la organización. Son válidos para todas las áreas y niveles organizativos, desde el colaborador más operativo hasta el presidente de la empresa. Así como en el ámbito individual, los valores identifican lo que una empresa tiene por bueno y por malo y cómo actúa ante las situaciones.
Tener los valores identificados y publicados contribuye a que las personas actúen de forma uniforme. Ante una situación en la que necesitan tomar una decisión, por ejemplo, los valores ayudarán a orientar la manera en que se tomará la decisión.
Esto hace que la empresa sea vista de manera uniforme, ya que las decisiones yacciones siempre siguen los mismos parámetros.
Para dejar el concepto menos abstracto, vea ejemplos de valores de algunas empresasrenombradas
2. Analisis del entorno externo y interno.
Los entornos de las empresas han cambiado constantemente. Las condicioneseconómicas, tecnológicas, políticas y sociales a las que están sometidas las empresascambian constantemente.
Para hacer una buena planificación estratégica, la empresa necesita conocer elescenario en el que está insertada, así como su situación interna.
Una de las herramientas más utilizadas para evaluar el entorno interno y externo es la conocida Matriz DAFO. El nombre es el acrónimo en inglés de debilidades weakenesses )), amenazas threats )), fortalezas strengths ) y oportunidades opportunities.
Entorno interior.
Incluye factores sobre los que la empresa tiene control. Las decisiones y accionesinternas influirán en estos factores.
Las fuerzas
Estas son las ventajas competitivas que tiene la empresa y hay que explotarlas. Pueden involucrar el poder de la marca, la ubicación estratégica, el precio competitivo y la capilaridad de distribución, entre otros.
Las debilidades
Estas son las vulnerabilidades conocidas y que deben ser eliminadas o minimizadas. Se pueden citar: la alta dependencia de algún proveedor, la falta de recursos financieros, una mano de obra poco calificada y la escasez de recursos financieros.
Entorno externo.
Son factores sobre los que la empresa tiene poco o ningún control. En cualquier caso,deben ser mapeados para ser explotados o evitados.
Las oportunidades.
Elementos del entorno externo que son favorables para la empresa. Estos ítems deben ser explotados. Algunos ejemplos de oportunidades: la demanda creciente, las líneas decrédito accesibles y la proximidad de un centro tecnológico.
Las amenazas.
Son factores externos que tienen un impacto negativo en el negocio y deben evitarse. Ejemplos de esta categoría: el número limitado de proveedores, la falta de mano de obra, el cambio desfavorable, etc.
3. Trazando objetivos y metas.
Después de que haya hecho con su equipo una “radiografía” de la empresa, comprendieron sus puntos fuertes y sus dificultades y entendieron el entorno en el que está insertada, es el momento de trazar los objetivos estratégicos.
Guiado por las definiciones organizativas realizadas en los pasos anteriores y en la matriz DAFO, establezca objetivos a corto, mediano y largo plazo. Es decir, los logros esperados para los próximos 6 meses, para 1 año y aquellos que deben lograrse dentro de 5 a 10 años.
Con los objetivos establecidos, es el momento de establecer las metas.
Servirán para monitorear el rendimiento de la organización y medir si está en camino dealcanzar los objetivos definidos. Establezca cuidadosamente las metas para que de hecho tengan sentido. Un buen consejo es utilizar el concepto de objetivo SMART:
Las metas deben ser claras y específicas, medibles, alcanzables, realistas y temporales:
4. Explorando la matriz DAFO.
Una idea interesante para la formulación de la estrategia es hacer el cruce de los cuadrantes de la Matriz DAFO. Cruzando los cuadrantes se dará cuenta de cómo están interrelacionados. Algunas relaciones posibles son las siguientes:
Estrategia de confrontación
Fuerzas x amenazas: qué puntos fuertes se pueden utilizar para mitigar o neutralizar lasamenazas.
Estrategia de ataque
Fuerzas + oportunidades: cómo usar los potenciales de la empresa para aprovechar almáximo las oportunidades existentes.
Estrategia de blindaje
Debilidades + oportunidades: aprovechar el potencial de una oportunidad paraminimizar una debilidad.
Estrategia de protección
Debilidades x amenazas: evitar que una debilidad potencie la aparición de unaamenaza.
5. Poner el Plan en ejecución.
Ningún plan realmente traerá resultados si simplemente se olvida en un cajón. Es necesario enumerar las acciones necesarias y los respectivos responsables para que aquello que fue planeado suceda.
Para ello, nada mejor que un plan de acción (o varios). La herramienta 5W2H puede utilizarse para crear el plan de acción. Para cada acción necesaria, debe definirse:
What : lo que se debe hacer
Why : por qué debe hacerse
Where : donde debe hacerse (área, unidad , establecimiento ,
When : cuando plazo para que se ejecute la acción
Who: quién debe hacerlo
How: como se debe hacer
How Much : cuánto costará
6. El uso del Balanced Scorecard (BSC) en la planificación estratégica.
Como hemos visto anteriormente, es parte de la planificación estratégica la creación de indicadores de rendimiento. Aunque los aspectos financieros de una empresa son muy importantes, tener indicadores exclusivamente de esta naturaleza no da una percepciónglobal del rendimiento de la empresa en relación con las metas y objetivos trazados.
Teniendo esto en cuenta, a principios de la década de 1990, los profesores de Harvad Business School Robert Kaplan y David Norton crearon el Balanced Scorecard o BSC, como se le conoce comúnmente.
Estaban seguros de que deberían generarse indicadores para otros sectores y actividades de la empresa. Creían que no era suficiente hacer un seguimiento del rendimiento financiero para la buena conducción de una empresa.
Además, imaginaron una estructura de indicadores y subindicadores vinculados a las metas y objetivos de la empresa. De esta forma, es posible monitorear si se está avanzando para alcanzar lo que fue planeado.
7. Las perspectivas del BSC.
Para enfatizar el carácter general de su método, Kaplan y Norton organizaron sumétodo en cuatro perspectivas:
1. Perspectiva financiera
Aunque ahora comparte la atención con otros factores, el carácter financiero todavía tiene gran relevancia. Sin dinero no hay negocio que prospere. Hay que enumerar los objetivos a corto, medio y largo plazo, e identificar los objetivos que responden a las expectativas de los accionistas. Aquí se enumerarán indicadores financieros como EBTIDA, ROI, Ticket Medio, etc.
2. Perspectiva de mercado
Crear indicadores que muestren si la empresa está atendiendo las necesidades de los clientes y, consecuentemente, a las metas financieras. El nivel de satisfacción de los clientes, tasa de rotación, cuota de mercado, y los nuevos clientes son ejemplos de indicadores que aparecerán en esta perspectiva.
3. Perspectiva de procesos internos
En este caso, la idea es identificar los procesos que impactan más fuertemente losresultados del negocio y mejorarlos. La eficiencia operativa siempre será bienvenida y
contribuirá a satisfacer los deseos de los clientes y accionistas. Realice un seguimiento
de cómo está el nivel de calidad de su producto o servicio, el nivel de servicio al cliente,entre otros.
4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Para alcanzar las metas, ¿qué hay que aprender? ¿Qué competencias son esenciales
para el crecimiento de la empresa? ¿Cómo está la capacidad de innovación? Aquí, hay que centrarse en los indicadores que muestren el nivel de colaboradores capacitados, laretención de talentos (churn), la participación de nuevos productos en la facturación, el clima organizacional, etc.
8.Monitoreo y seguimiento.
Verificar frecuentemente si las premisas utilizadas y las acciones planificadas estánsurtiendo el efecto esperado.
Establezca la periodicidad y la responsabilidad de calcular los números para los indicadores. Así, será posible comparar periódicamente la evolución de los resultados medidos por los indicadores con lo previsto. Esto dará la oportunidad para que se realicen correcciones o se realicen nuevas acciones para corregir la ruta. Se puede comprobar, por ejemplo, que el número de quejas de los clientes no disminuyó con las medidas adoptadas. Entonces es el momento de revisar alguna acción que se está realizando o incluso crear otras.
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